الإطار المرجعي لإنشاء نظام المراقبة الداخلية بالوكالة الحضرية للجديدة


يستند هذا الإطار على مبادئ عامة بدلا من قواعد ملزمة  
إذ تبقى الوكالة الحضرية مسؤولة عن تنظيمها، وبالتالي عن المراقبة الداخلية ، والتي ينبغي أن تندرج في إطار الحكامة الجيدة وفقا لمدونة قواعد الممارسات الجيدة للمنشآت و المؤسسات العمومية .
 ويمكن استخدام هذا الإطار المرجعي من قبل الوكالة الحضرية للإشراف أو عند الاقتضاء لتطوير جهاز المراقبة الداخلية، لكن دون أن يشكل توجيهات بشأن كيفية تصميم تنظيمها
.
 

مقدمة.

                    " أي تدبير إداري جيد مبني على مراقبة داخلية جيدة "


إن مفهوم المراقبة الداخلية تم تحديثه باستمرار للتكيف مع التنظيمات المعاصرة البعيدة عن المفهوم : " الإدارة هي التخطيط والتنظيم و إصدار الأمر والتنسيق و المراقبة "
وقد أظهر تطور البيئة الاقتصادية والتنظيمية في السنوات الأخيرة الحاجة الماسة لتحديد وتدبير المخاطر.

المراقبة الداخلية ليست وظيفة ولكن مجموعة من التدابير التي يتخذها المتصرفون و الإدارة. وبالتالي فإنها ليست كيان أو مهمة محددة للخدمة وليست غاية في حد ذاتها. " ان ممارسة المراقبة الداخلية من أجل المراقبة المحضة " يخلق خللا وعلى هيئة التدقيق الداخلي معالجتها من خلال تقديم اقتراحات في هذا الشأن. كما أن المراقبة الداخلية هي اختصاص المدراء . لتحديد ذلك، من الضروري التطرق إلى تاريخ ظهور المفهوم.

بعض الحقب التاريخية للمفهوم.

1992: أنتجت اللجنة التجارية بالولايات المتحدة الأمريكية مرجع COSO1 للمراقبة الداخلية.

1993: وجه جلالة الملك رسالة إلى الوزير الأول يدعوه من خلالها إخضاع المؤسسات العمومية و الإدارات للتدقيق. تم استرجاع التعليمات الملكية بمقتضى دورية الوزير الأول بتاريخ 1 سبتمبر 1993 على شكل توجيهات إلى جميع الوزراء لإخضاع المؤسسات العمومية التابعة لهم  للتدقيق الخارجي وإنشاء قسم التدقيق الداخلي في المؤسسات العامة ذات الطابع الصناعي والتجاري ، وإخضاع كافة جوانب إدارة هذه المؤسسات إلى التدقيق الداخلي والخارجي.

2008 : تم تبني الميثاق المغربي للممارسات الجيدة لحكامة الشركات من طرف اللجنة الوطنية لحكامة الشركات.

2011 : تم تبني الميثاق المغربي للممارسات الجيدة وحكامة المؤسسات العامة و المنشآت العمومية من طرف اللجنة الوطنية لحكامة الشركات

 

 

تعريف المراقبة الداخلية :

    المراقبة الداخلية هي عملية تهم المجلس الإداري والمسيرين و المستخدمين  و تصمم لتوفير ضمان معقول لتحقيق الأهداف.

 الهدف من هذا الإطار هو إنشاء مرجع المراقبة الداخلية داخل مؤسسة عمومية كالوكالة الحضرية الخاضعة للمراقبة المالية من طرف الدولة و الذي  ينبغي أن يكون وسيلة للتدبير على غرار المعايير المعتمدة بالخارج لا سيما مرجع COSO.
السياق.

العناصر المكونة  لجهاز المراقبة الداخلية هي :
• نظام مراقبة العمليات والمساطر الداخلية ؛
• منظومة محاسباتية و معالجة المعلومات ؛
• نظام قياس المخاطر والنتائج؛
• نظام المراقبة  و تدبير المخاطر؛
• نظام التوثيق و المعلومات.

 أهداف المراقبة الداخلية.

تشمل أهداف المراقبة الداخلية جانبين رئيسيين :
أولا : البحث عن موثوقية و جودة المعلومات المحاسباتية و المالية.
ثانيا : البحث عن حماية ممتلكات المؤسسة.
طبعا يبقى الهدف من موثوقية المعلومات المحاسباتية و المالية متميزا لأنه يرتكز على تنظيم وظائف المحاسبة و المالية وقدرة المؤسسة على تسجيل بأمانة كل العمليات قصد استصدار التصريحات المالية.

الفائدة من جهاز المراقبة الداخلية:

يسعى جهاز المراقبة الداخلية إلى ضمان أن :

* جميع العمليات خاضعة للقانون المحاسباتي.

* جميع التسجيلات المحاسباتية تعكس صورة حقيقية للعمليات.

* تحفظ جميع أصول  و ممتلكات المؤسسة.

* كل عملية تسجل دائما بنفس الطريقة.

* الوثائق المدلى بها من طرف المؤسسة مقنعة.

* العمليات تنفذ حسب تعليمات المدير.

قواعد المراقبة الداخلية.

تعتمد قواعد المراقبة الداخلية على المبادئ و النقاط الأساسية التي يمكن تلخيصها على النحو التالي :

النقاط الرئيسية

المبادئ

التنظيم

يجب أن   يتألف من مسالك المعلومات الموثوقة لضمان اكتمال الأحداث الاقتصادية ( المشتريات   ، والمبيعات ، والقانون ، والالتزامات ... )
 
 

المهام   والمسؤوليات

- تحديد   واضح  لكل مهمة أو مسؤولية كل متدخل
  - احترام الفصل بين الوظائف،

المشاركة

ينبغي   على جميع المستخدمين  المشاركة في عملية   إعداد المعلومة

تدبير   الموارد

تحديد   وترشيد استخدام الموارد لحسن سير العمل في المؤسسة

التطابق  

الامتثال   المطلق للقوانين الجاري بها العمل في المجال المحاسباتي والمالي و الضرائب 

التتبع

يجب   تتبع  مسالك المعلومة

الحفاظ   على الأصول

تأمين   حماية الممتلكات

التسجيلات   المحاسباتية

التأكد   من دقة واكتمال التسجيلات المحاسباتية


 
نطاق المراقبة الداخلية.

من الواجب على كل مؤسسة إنشاء نظام المراقبة الداخلية حسب وضعيتها و خصوصيتها. ومع ذلك، و كإجراء وقائي، يجب على المراقبة الداخلية في الوكالة الحضرية التأكد من أن كل بنية إدارية تقوم بمهمتها بفعالية وكفاءة فضلا على احترام القوانين  الجاري بها العمل.

 

 

 

مكونات المراقبة الداخلية.

يجب أن يتضمن نظام المراقبة الداخلية للوكالة الحضرية خمسة عناصر ، ويمكن أن يتحقق تنفيذها بطرق مختلفة وهي:

التفاصيل

العناصر

تعريف   واضح للمسؤوليات، مع توفير الموارد والمهارات الكافية و الاعتماد على الأنظمة   المعلوماتية والإجراءات والأدوات و الممارسات الجدية

1.     التنظيم

يجب على   المؤسسة  أن تتوفر على المساطر المدونة   والتي تضمن وصول المعلومة المؤكدة وفي الوقت المناسب للمتدخلين لتمكينهم من   ممارسة مسؤولياتهم و اتخاذ القرارات المناسبة.

2.     النشر   الداخلي للمعلومات ذات الصلة والموثوق بها، والتي تمكن الجميع من ممارسة   مسؤولياته.

بلورة   طرق لتحديد وتحليل وتدبير مخاطر داخلية أو خارجية التي تقلل من احتمال تحقيق   الأهداف

3.     وجود   نظام لتحديد و تحليل المخاطر الرئيسية التي تحول دون تحقيق أهداف المؤسسة مع   ضمان  وجود إجراءات لتدبير هذه المخاطر.

ينبغي   أن تحدد هذه الأنشطة وفقا لطبيعة الأهداف التي تتعلق بها و تكون متناسبة مع   احتياجات كل عملية. في هذا السياق ، ينبغي إيلاء اهتمام خاص لعملية بناء الضوابط   و تشغيل الأنظمة المعلوماتية

4.     أنشطة   المراقبة لكل عملية محددة، الهادفة إلى ضمان اتخاذ التدابير اللازمة للسيطرة على   مخاطر قد تؤثر على تحقيق الأهداف.

يجب   مراقبة نظام المراقبة الداخلية باستمرار و ذلك للتحقق من مدى ملاءمته مع الأهداف   المسطرة

5.    الرصد الدائم للمراقبة الداخلية و المراجعة   المنتظمة لأدائها.


المتدخلـــــــــين.

الكل معني بالمراقبة الداخلية، هيئة الحكم و المدير وكذلك مستخدمي الوكالة الحضرية.
- فيما يخص هيئة الحكم.
يمكن ربط المجلس الإداري  بنظام المراقبة الداخلية من خلال لجنة التدقيق التي ينبغي عليها إجراء رصد دقيق ومنتظم لجهاز المراقبة الداخلية.

يجب على المجلس الإداري أن يكون على علم بالإطار المرجعي و جهاز المراقبة الداخلية لممارسة مهماته بدراية ،فيما يخص لجنة التدقيق يمكن لها سماع المسؤول عن التدقيق الداخلي بالوكالة الحضرية، وتقديم المشورة بشأن التنظيم و تكون على علم بأعمال التدقيق. ولذلك تتوصل لجنة التدقيق بتقارير التدقيق الداخلي أو ملخصا دوريا لهذه التقارير.

-         فيما يخص المدير.

يبقى المدير مسؤول على تحديد و وضع و رصد الجهاز الأنسب لأنشطة الوكالة الحضرية. في هذا السياق، يجب أن يكون  على علم دوما بالأعطال المحتملة التي تطرأ على جهاز المراقبة الداخلية وأوجه القصور و الصعوبات التي تواجه تطبيقه أو تجاوزاته ، و يجب أن يسهر على  ضمان وضع الإجراءات التصحيحية اللازمة. وهذا السهر بدوره يتطلب إنشاء نظام معلوماتي ذو مسلك تصاعدي مما يتيح للمدير رصد المؤشرات المناسبة بانتظام.

-         فيما يخص التدقيق الداخلي.

يقوم التدقيق الداخلي بتقييم جهاز المراقبة الداخلية و يمكن أن يدعو إلى تحسينه. لا يشارك التدقيق الداخلي بشكل مباشر في تطوير و التنفيذ المستمر للجهاز. يوجه المسؤول على التدقيق الداخلي تقاريره إلى الإدارة، و حسب الاقتضاء، إلى اللجنة المختصة بالتدقيق، و كذلك النتائج الرئيسية للمراقبة أي أن دور التدقيق الداخلي هو مراقبة المراقبة الداخلية.

-         فيما يخص المستخدمين.

يجب على كل مستخدم أن يكون لديه المعرفة والمعلومات اللازمة لإنشاء وتشغيل و رصد المراقبة الداخلية فيما يتعلق بالأهداف المسطرة له. هذا على غرار المسؤولين التنفيذيين المعنيين مباشرة بنظام المراقبة الداخلية وكذلك المدققين الداخليين و الأطر المالية الذين يجب أن يلعبوا دورا هاما في التوجيه و المراقبة.

محدودية المراقبة الداخلية.

  يبقى نظام المراقبة الداخلية محدودا. هذه المحدودية غير موزونة و قد تكون نتيجة عوامل كثيرة خارجة عن سيطرة الوكالة. هذه العوامل قد تكون أيضا ذات صلة  أولا بالبيئة الخارجية التي  تتميز بعدم اليقين ما دامت المؤسسة لا تتحكم فيها وثانيا بمؤهلات المقررين أو بضعف كفاءات العنصر البشري.
ويمكن أيضا   تقييد المراقبة الداخلية بعلاقة -التكلفة والربح- و سيكون من الضروري في هذه الحالة قبول مستوى معين من المخاطر بدلا من تطوير أنظمة المراقبة الداخلية المكلفة، نشير هنا إلى مجال تدبير المخاطر (
ERM ) و بالتالي إلى التدقيق الداخلي.

 المنهجية.

تستند منهجية الوكالة الحضرية على واقع وضعيتها مع محيطها إذ تسعى إلى التوفيق بين :

• "الممارسات الجيدة "
• القانون المغربي،
• توصيات الميثاق المغربي للممارسات الجيدة وحكامة المؤسسات العمومية و المنشآت العامة.

اعتمدت منهجية الوكالة الحضرية على العناصر الأساسية للمرجعين الرئيسيين OCOS الأمريكي و " TURNBULL " البريطاني.

 من مرجع COSO ، تم استلهام خمسة مكونات:

بيئة المراقبة : و هي البيئة التي تسمح للأشخاص أداء واجباتهم و الوفاء بمسؤولياتهم ،

فضلا عن الصفات الفردية للموظفين و خاصة نزاهتهم ، والأخلاق والكفاءة التي تشكل الأساس في أي تنظيم ؛

تقييم المخاطر : يجب أن تكون المؤسسة على علم بالمخاطر وضبطها. إذ يجب أن تسطر أهدافا وتدمجها في اطار الأنشطة التجارية والمالية والإنتاج والتسويق وغيرها للعمل بسلاسة. وينبغي أيضا أن تنشئ المؤسسة آليات لتحديد وتحليل و تدبير المخاطر المرتبطة بها؛
• أنشطة المراقبة: يجب وضع و تطبيق معايير وإجراءات المراقبة و ضمان فعالية تنفيذها للحد من المخاطر المتعلقة بتحقيق الأهداف؛

المعلومة والتواصل:  تسمح الأنظمة المعلوماتية والتواصلية للمستخدمين بجمع وتبادل المعلومات اللازمة لتسيير وإدارة ومراقبة العمليات؛

القيادة: يجب مراقبة العملية برمتها، و يجب إجراء التغييرات إذا لزم الأمر.
 من مرجع  
TURNBULL ، تم استلهام التوصيات التي تهدف إلى :

•  عرض ممارسة مهنية صحيحة  في تدوين المساطر والتي تمكن المؤسسة من تحقيق أهدافها؛
• قابلية التطبيق في بيئة مهنية متغيرة باستمرار؛

• السماح لكل مؤسسة بتنفيذ مخططاتها أخدا بعين الاعتبار الوضع و خصائصه المميزة " .

لا يتناول هذا الإطار موضوع الحكامة لأن هذه الأخيرة تم التطرق إليها من قبل ميثاق الممارسات الجيدة للمؤسسات العمومية و المنشآت العامة استنادا على مبادئ حكامة الشركات لمنظمة التعاون الاقتصادي و التنمية.

 التركيب

التعريف الذي اعتمدته الوكالة الحضرية :

يجب أن تكون المراقبة الداخلية للوكالة الحضرية  على شكل جهاز محدد ومنفذ تحت مسؤولية المدير، والذي يهدف إلى ضمان ما يلي:

• الامتثال للقوانين المعمول بها في المغرب ؛

• تطبيق التعليمات والتوجيهات الصادرة عن المدير ؛

• القيام بالعمليات الداخلية للمؤسسة، بما في ذلك تلك المتعلقة بالحفاظ على أصولها ؛

• موثوقية المعلومات ؛


و بشكل عام، تساهم المراقبة الداخلية للوكالة الحضرية  في ضبط أنشطتها، وفعالية عملياتها و الاستخدام الكفء لمواردها.

و هذا يساعد على الوقاية من المخاطر التي تسعى دون تحقيق أهداف الوكالة الحضرية. و يبقى أن جهاز المراقبة الداخلية يلعب دورا رئيسيا في تسيير وإدارة الأنشطة المختلفة للمؤسسة.إلا أن المراقبة لا تضمن قطعا الوصول الى الأهداف المسطرة من قبل المؤسسة.

 تنفيذ جهاز المراقبة الداخلية.

يصمم المدير جهاز المراقبة الداخلية و يكون موضوع تواصل من أجل تنفيذه من طرف المستخدمين و تقدم إلى أنظار المجلس ( أو لجنة التدقيق المنبثقة عنه  ) الخصائص الأساسية لجهاز المراقبة الداخلية.

 عند الضرورة، يجوز للمجلس استخدام الصلاحيات العامة لمباشرة المراقبة و التحقيق التي يراه ضروريا أو اتخاذ أي إجراء آخر يراه مناسبا في هذا الشأن.
المراقبة الداخلية تكون فعالة إذا ارتكزت على قواعد  حسن السلوك والنزاهة المعتمدة من طرف هيئة الحكم وتبليغها إلى الجميع. كما لا يمكن حصرها في جهاز شكلي محض يسمح  من حدوث انتهاكات لأخلاقيات العمل.
 لذلك، يجب على جهاز المراقبة الداخلية، المناسب لخصائص الوكالة الحضرية، أن يوفر ما يلي:

تنظيم مطبع و رسمي  يشتمل على تعريف واضح لمسؤوليات كل شخص( مسؤولي الكيانات و الأطر و الأعوان). و يجب على هؤلاء الأشخاص أن يتوفروا على الموارد والمهارات الكافية و يجب أن يعتمدوا على الإجراءات ونظم المعلومات والأدوات و الممارسات الملائمة.

يجب أن يصمم الفصل بين الوظائف بطريقة تسمح لمراقبة مستقلة وملائمة  لوضعية الوكالة. ويجب أن توضع قواعد للتأكد من أن الشخص الذي ينفد عملية ما لا يراقبها بنفسه. كما يجب أن يتوفر لدى الوكالة الحضرية مخططا تنظيميا و وصفا وظيفيا يفصل بين المهمات و الوظائف ، خاصة المتعلقة بحماية الأصول و التسجيلات المحاسباتية  ؛
بالإضافة إلى ذلك، يتعين على الوكالة الحضرية إعداد كناش السلط للحد من نطاق التدخل و يحتوي  هذا الكناش على أسماء الأشخاص الذين يلتزمون بإسم المؤسسة و مختلف مستويات المصادقة المطلوبة حسب نوع الإلتزام و ذلك لضمان أن الموافقة على المعاملات تمت المصادقة عليها بشكل صحيح.

يتم توفير الوثائق (دليل المبادئ / الإجراءات والمعايير و التنظيم ) لتحديد كيفية علاج االعمليات الخاصة بالوكالة الحضرية.  و يوضع أيضا إجراء تحديث  هذه الوثائق.  كما يجب  وضع طريقة رصد قانوني لتوقع التغيرات في محيط المؤسسة.
أما بالنسبة للموارد، تتوفر عملية لتحديد الموارد اللازمة للسير الجيد للعمل في ميدان المحاسبة مع تتبع يسمح بملائمة الطاقم والمهارات مع حجم و طبيعة العمليات و كذا تطور الحاجيات.


النشر الداخلي للمعلومات الموثوق بها و ذات الصلة بالأنشطة الداخلية  والتي تمكن الجميع من ممارسة مسؤولياته ؛

لهذا، توجد مسالك خاصة بالمعلومة تمكن من :
• اكتمال التقاط الأحداث لكل مسطرة؛
• المركزية و التجانس السريع والمنتظم للمعطيات ؛
 هناك أيضا مراقبة تنفيذ هذه المسالك؛
• يمكن لكل مستخدم شارك في إعداد المعلومة، الحصول على  المعلومة اللازمة لتنفيذ وتشغيل و / أو رصد جهاز المراقبة الداخلية؛
• يضع المدير تنظيم لضمان تطبيق المراقبة ؛
• يتمتع المسؤولين بالسلطة الكافية التي  تمكنهم من فرض القواعد الجاري بها العمل.
هناك إجراءات للتحقق من أن أجهزة المراقبة تسير على الوجه المطلوب، وتحديد أي انحرافات عن القاعدة و علاجها إذا لزم الأمر؛
فيما يتعلق بنظام المعلومات ، توجد مساطر مراقبة إنتاج المعلومات مثل إنشاء تنظيم واضح لضمان الأمانة المادية و المنطقية للأنظمة و المعطيات المعلوماتية؛
 
§ يتم تطوير النظام المعلوماتي وذلك بهدف تلبية شروط الحرص و الموثوقية  و ملائمة المعلومات ؛
§ يخضع  تنظيم وتشغيل نظام المعلومات إلى قواعد محددة بشأن الولوج إلى النظام ذاته ، والتحقق من الإجراءات الخاتمة، الاحتفاظ بالمعطيات و مراجعة التسجيلات ؛
§ هناك إجراءات وضوابط لضمان جودة وسلامة وصيانة و تطوير أنظمة التدبير؛
§ هناك الضوابط الأساسية في نظام المعلومات ( حجب المعالجات المكررة ، محدودية فرص الحصول على المعاملات الحرجة)
§ تكون الأنظمة المعلوماتية الخاصة بإنتاج المعلومات موضوع تكييف حتى يتسنى لها مواكبة حاجيات الوكالة الحضرية بالجديدة ؛

§ هناك مسطرة للحفاظ على المعطيات المعالجة بواسطة المنطاق؛
§ هناك وصفا لقواعد العمل و الهياكل عن تلك التي يتم تنفيذها في إطار برنامج معلوماتي ذات انعكاس على النتائج المحاسباتية و الضريبية و التصريحات.

§ توجد مسطرة المصادقة على معطيات المعالجة و أيضا مراقبة بنك المعلومات، مراقبة المعالجة و مراقبة الإنتاج،

§ توجد مسطرة لتحسين العمليات و قيادة المساطر ووضع بيان المؤشرات الخاص بالأنشطة،

 

و عامة، إن مبادئ حكامة النظم المعلوماتية تمكن من السير الجيد لقواعد المراقبة الداخلية المتعلقة بمعالجة المعلومة.



نظام لتحديد وتحليل المخاطر الرئيسية المتعلقة بأهداف المؤسسة و ضمان وجود إجراءات لتدبير هذه المخاطر؛

تعريف " خطر " وتدبيره  (ERM):

         وفقا لمرجع ISO 73 ، تخلى التعريف الجديد عن الرؤية الداعية إلى أن الخطر هو مزيج بين احتمال وقوع الحدث و نتائجه، و ذلك من أجل ربط المخاطر بالأهداف. إذا يصبح الخطر تأثير عدم اليقين على الأهداف.

إن تدبير المخاطر بالوكالة الحضرية هي عملية يتبناها مجلس الإدارة و  ينفذها المسؤولين و المستخدمين. و يتم استخدامها لتحديد الأحداث المحتملة التي تكمن فيها مخاطر قد تؤثر على التنظيم و المراقبة بحيث يتم مقاربتها مع قدرة تحمل الوكالة الحضرية للجديدة للمخاطرة، وهذه القدرة هي مستوى إمكانية المجازفة من طرف الوكالة من أجل الزيادة في قيمتها و بالتالي ضمان تحقيق أهدافها و النمو.

في هذا الصدد، يقترح COSO 2 إطارا مرجعيا لتدبير المخاطر (ERM) و الذي يمكن أن يكون مصدر استئناس للوكالة الحضرية لبلورة كيفية تدبير مخاطرها.
في هذا الإطار، يمكن للوكالة الحضرية الاختيار بين أربع طرق لتدبير المخاطر  و ذلك بترتيب تصاعدي من حيث التكلفة :

1 ) الوقاية : يمكن اتخاذ تدابير للحد من وقوع أحداث غير مرغوب فيها.  وهذه الإستراتيجية تكمن في تجنب أي نشاط يؤدي للخطر  و هي أقل خطورة و أقل تكلفة، ولكن تبقى عقبة في طريق التنمية.

2 )  القبول : يستند قبول المخاطر على دراسة المخاطر التي قد تؤدي إلى توصيف المخاطر المقبولة.

3 ) التقليل من المخاطر: و تكمن في رصد وتحديد المخاطر من خلال عملية التدقيق، و تحليل عوامل الخطر و نقاط الضعف ومن ثم تدابير السيطرة على المخاطر للوقاية و الحماية.
4
) النقل :  على المستوى المالي، نقل المخاطر يتم عن طريق التأمين أو أي شكل آخر من أشكال الضمان المالي. مع ذلك ، هذه الضمانات ليست كاملة لتغطية المخاطر الاقتصادية والمالية. على المستوى العملي، يتم هذا النقل بتفويض الأنشطة ذات المخاطر لجهات خارجية.

أنشطة مراقبة متناسبة مع كل مسطرة مصممة للحد من المخاطر التي قد تؤثر على تحقيق أهداف الوكالة ؛

ينبغي أن يتضمن برنامج  تدبير المخاطر مبدئيا  جداول المخاطر الخاصة بالمساطر الجاري بها العمل داخل الوكالة مع تحليل النقاط المهمة و إرفاقها برسوم بيانية للمنحدرات، والتي يتم استخدامها لتحديد درجة المخاطرة لكل عملية. وبالتالي يمكن اتخاذ التدابير الوقائية اللازمة استنادا إلى استراتيجية تدبير المخاطر القائمة و التي وافق عليها المجلس.
لهذا ، ينبغي إنشاء نقاط التفتيش التي تحدد نطاق تدخل المراقبة الداخلية و إعداد تقرير مفصلة في هذا الصدد.

بالإضافة إلى ذلك، توضع مراقبات يدوية أو معلوماتية التي تستند عن ضوابط المراقبة المعلوماتية العامة، على سبيل المثال ، مستوى خطورة الوصول ونوعية البيانات ، تأمين المعطيات وصيانتها.

علاوة على ذلك، توضع اختبارات التسلسل التي تعتبر أساليب لتطوير هيكلة العمليات ، بما في ذلك الوثائق المتعلقة بها.  يتم تطبيق الإرشادات التفصيلية خاصة لتقييم تنفيذ و الامتثال لنظام المراقبة الداخلية.

أخيرا ، يتم تصميم الضوابط الرئيسية لمنع أو الكشف عن أية علة مهمة من وجهة نظر المؤسسة بأكملها في التقرير المالي.

كما يضمن المدير وضع جهاز تحكم لتحليل ومراقبة المخاطر الرئيسية ذات انعكاس محتمل على إنتاج المعلومات ، بما في ذلك المحاسبة والمعلومات المالية المنشورة من قبل الوكالة طبقا لمنشور وزير الاقتصاد والمالية رقم 2-0338 في 30/01/2014 .

المراقبة المستمرة لجهاز المراقبة الداخلية و المراجعة المنتظمة لسيره.  

هذا الرصد ، والذي يمكنه الاعتماد على وظيفة التدقيق الداخلي للمؤسسة ، يؤدي إلى ملائمة جهاز المراقبة الداخلية أو تطويره.

وينبغي أن تحدد أنشطة المراقبة تبعا لطبيعة الأهداف التي تتعلق بها و تكون متناسبة مع احتياجات كل مسطرة. في هذا السياق ، ينبغي إيلاء اهتمام خاص لعملية مراقبة المساطر و تشغيل النظام المعلوماتي.

من جهة أخرى، يقدر المدير ظروف ممارسة المراقبة و نتائجها من خلال التقرير السنوي المخصص. و يضمن إنشاء جهاز تحكم المراقبة الداخلية في جميع أنشطة الوكالة الحضرية. كما يضمن على وجه التحديد أن المعايير والإجراءات المعمول بها في المؤسسة تعكس احتياجاتها ومحيطها.

على هذا النحو، يحرص المدير على وجود مسطرة مناسبة لتحديد و تبرير والتحقق من التغييرات التي تطرأ على المساطر كما يشرف على تعريف و ضمان وضع جهاز مراقبة التسيير الذي يلبي احتياجات موثوقية المعلومة.

لهده الغاية يجب مراعاة:

أ‌)      الامتثال للقوانين.
تحدد القوانين والأنظمة التي تعمل بها الوكالة الحضرية معايير السلوك التي تدمجها الوكالة في إطار أهدافها.
نظرا للعدد الكبير من المجالات القائمة (قانون المؤسسات و قانون التعمير و القانون التجاري والبيئي والاجتماعي ، الخ ) ، فمن الضروري أن المؤسسة تتوفر على تنظيم يمكنها من :
• معرفة القواعد المختلفة التي تطبق عليها ؛
• أن تكون على علم بالتعديلات القانونية في الوقت المناسب ( الرصد القانوني ؛
• تدوين  و إدراج هذه القواعد في إطار  نظامها الداخلي ؛
• إعلام و تدريب العاملين بتلك القواعد بما يخصهم.
ب )
تطبيق تعليمات و التوجيهات الصادرة عن الإدارة.
تمكن تعليمات و توجيهات الإدارة المستخدمين  من استدراك المتوخى منهم، و معرفة مدى صلاحياتهم في العمل.
يجب إبلاغ هذه التعليمات والمبادئ التوجيهية للمستخدمين المعنيين و دلك وفق ا
لأهداف المحددة أي انه تقدم توجيهات واضحة بشأن كيفية تنفيذ الأنشطة. يجب إصدار هذه التعليمات والمبادئ التوجيهية وفقا لأهداف المؤسسة وحسب المخاطر التي تنطوي عليها .


ج )
التطبيق الجيد للمساطر الداخلية للمؤسسة بما في ذلك تلك التي تخص الحفاظ على الأصول و الممتلكات.
    كل المساطر العملية و التجارية والمالية معنية بهده النقطة. و في هدا الصدد، يتطلب السير الجيد للإدارة وضع معايير و مبادئ عملية و وضع مؤشرات الأداء.

ملحوظة :

مفرد " الأصول " لا يعني فقط " الأصول المادية " ولكن أيضا " الأصول الغير المادية " مثل الممتلكات العلمية، ووثائق التعمير مثلا. هذه الأصول يمكن أن تختفي نتيجة للسرقة أو الاحتيال أو أخطاء، أو نتيجة لقرار سيئ للتدبير أو ضعف المراقبة الداخلية.
نفس الشيء بالنسبة للمساطر التي ترتبط بإعداد المعلومات المحاسبية و المالية. وتشمل هذه المساطر ليس فقط تلك التي لها صلة مباشرة مع إنتاج البيانات المالية المحاسبية.
د
) موثوقية المعلومات المالية.

لا يمكن الحصول على موثوقية المعلومات المالية إلا من خلال تنفيذ إجراءات المراقبة الداخلية القادرة على تدبير كل العمليات التي تحققها المؤسسة على الوجه  الصحيح.

ويمكن التماس جودة جهاز المراقبة الداخلية من خلال :

• الفصل بين المهام الذي يسمح بالتمييز بين التسجيل والمهام العملية و مهام الحفظ؛

• وصف وظائف لتحديد أصول المعلومات المنتجة ،

• تفعيل نظام المراقبة المحاسبية الداخلية لضمان تنفيذ المعاملات وفقا للتعليمات العامة والخاصة إذ يتم تسجيل العمليات بشكل صحيح لإنتاج المعلومات المالية يتوافق مع المبادئ المحاسبية المقبولة عموما.