Règlement intérieur du conseil d’administration
Préambule

L’agence urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour est un  établissement public doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière dont le ressort territorial correspond à deux provinces, celle d’El Jadida et de Sidi Bennour. Ledit établissement a été crée en vertu du décret n°2.06.166 du 26 Ramadan 1427 (19 octobre 2006) relatif aux agences urbaines de Khemisset, Kénifra, Essaouira, El Kalaâ sraghna et El jadida.

 L’Agence Urbaine d’El Jadida est placé sous le régime défini par les dispositions du dahir portant loi n°1.93.51 du 22 Rebia I 1414 (10 septembre 1993) instituant les agences urbaines.

L’agence urbaine d’El Jadida est administrée conformément aux dispositions dudit dahir par un Conseil d’Administration. L’ensemble des services de l’agence urbaine est géré par un  Directeur.

La liste des membres du conseils d’administration de l’agence urbaine est fixée par l’article 5 du  dahir portant loi n°1-93-51 du 22 Rabia I 1414 ( 10 septembre 1993 ) instituant les Agences Urbaines et l’aricle 3 du Décret n° 2-93-67 du 4 Rabia II 1414 ( 21 septembre 1993 ) pris pour l’application dudit dahir. 

En complément  des dispositions légales et réglementaires en vigueur,  le présent règlement intérieur du Conseil d’Administration vient en application des dispositions du code marocain de bonnes pratiques de gouvernance EEP. Il a pour objet de définir les règles et modalités de fonctionnement de cet organe.  

Ce règlement ne peut en aucun cas déroger aux textes règlementaires en vigueur.

Règlement intérieur du Conseil d’Administration de l’agence urbaine d’El Jadida

1.Rôle et missions du Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration est l’organe délibérant investi des pouvoirs et attributions nécessaires à l’administration de l’agence urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour sous réserve des pouvoirs reconnus par les textes législatifs et réglementaires en vigueur, à l’autorité gouvernementale de tutelle, au ministre des finances et à toute autre autorité compétente. Le Conseil d’Administration porte conseil à la Direction de l’agence urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour, il surveille son activité et participe à ces décisions. 

Le Conseil d’Administration exerce son activité conformément aux dispositions légales et à celles qui sont fixées dans le présent règlement intérieur. Il délibère sur toutes les questions intéressant le fonctionnement de l’agence urbaine, notamment ce qui touche aux orientations stratégiques, économiques et financières. 

Sans préjudice des dispositions prévues par les textes législatifs ou réglementaires, le présent règlement a pour but essentiellement de :

•Veiller à ce que l’agence urbaine agisse dans le sens des missions qui lui ont été assignées et ce en conformité avec la politique gouvernementale ;

•Se prononcer sur la stratégie de l’agence urbaine , son mode de financement et sur la politique de communication; 

•Assurer la régularité et la conformité de la gestion ;    

•Préserver le patrimoine et permettre une utilisation efficiente des deniers publics ;   

•Procéder à l’évaluation des performances de  l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour et contribuer à leur amélioration;

•Diligenter les contrôles et vérifications qu’il juge opportuns;

•Faire appel si nécessaire à des experts pour l’aider dans sa mission; 

•Mettre en place des comités spécialisés.

•Valider les chartes necessaires au bon fonctionnement du conseil d’admnistration et à ses comités spécifiques et ce dans l’esprit des bonnes pratiques de gouvernances

Dans ce cadre, le Conseil d’Administration doit :

•Exercer ses fonctions en toute objectivité et indépendance ;

•Assurer l’accès à l’information et à la formation des membres et à l’évaluation de leur contribution individuelle et collective ;

•Examiner les actes fondamentaux, conformément à la réglementation en vigueur, notamment, le plan pluriannuel, le budget, le plan de financement, l’organigramme, le statut du personnel, le réglement de passation des marchés, le manuel des procédures et les emprunts ;

•Affirmer le caractère collégial des décisions prises et la responsabilité qui s’y attache. 

Tous les membres du Conseil d’Administration sont soumis aux mêmes droits et devoirs. Dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, la collaboration entre la Direction et le Conseil d’Administration est caractérisée par la confiance.

 

2.Composition du Conseil d‘Administration 

Le Conseil d’Administration de  l’agence urbaine d’El jadida-Sidi Bennour est composé des   membres suivants: 

- Le Ministre de l’urbanisme et l’Aménagement du Territoire (président)

- Le gouverneur de la province d’EL jadida

- Le gouverneur de la province de sidi Bennour

- Le  président du conseil provincial d’El jadida   ;

- Le  président du conseil provincial de Sidi bennour   ;

- Les présidents des des communes urbaines ( El Jadida , Azemmour, Bir Jdid ; Sidi Bennour et Zemamra)

- Les représentants des conseils des communes rurales à raison d'un  représentant pour dix communes rurales, soit quatre membres dont la désignation est fixée en dessous;

- Le président de la  chambre du commerce, de l’industrie et des services. 

- Le président de la  chambre de l‘agriculture. 

- Le président de la  chambre del‘artisanat. 

- Le président de la  chambre de la pêche maritime. 

- Le ministre de l’intérieur ou son représentant . 

-  Le ministre des finances ou son représentant . 

- Le ministre de l’habitat ou son représentant . 

- Le ministre de l’éducation nationale ou son représentant . 

- Le ministre du commerce extérieur, des investissements extérieurs et du tourisme ou son représentant . 

- Le ministre des affaires culturelles ou son représentant . 

- Le ministre de l’agriculture et de la réforme agraire ou son représentant . 

- Le ministre des Habous et des Affaires Islamiques ou son représentant . 

- Le ministre chargé des travaux publics, de la formation professionnelle et de la formation des cadres ou son représentant . 

- Le ministre de la santé publique ou son représentant . 

- Le ministre de l’énergie et des mines ou son représentant . 

- Le ministre de la jeunesse et des sports ou son représentant . 

- Le ministre du commerce, de l’industrie et de la privatisation ou son représentant . 

- Le ministre de l’emploi, de l’artisanat et des affaires sociales ou son représentant . 

- Le ministre délégué auprès du Premier ministre chargé des affaires économiques et sociales ou son représentant . 

- Le directeur général de l’urbanisme, de l’architecture et de l’aménagement du territoire . 

Assistent aux séances à titre consultatif:

- Le Contrôleur d’état de l’agence urbaine d’El Jadida;

- Le Directeur de l’agence urbaine d’El jadida.

- toute autre personne dont le conseil juge utile la présence (parlementaire, député, représentant du personnel, société civile etc…)

2-1 Représentation des communes rurales

La désignation des représentants des quatres communes rurales est effectuée par le président du conseil d’administration  sur proposition du comité de gouvernance.

 L’élection s’effectue, à chaque fois, pour la durée du mandat du membre du Conseil d’Administration élu. Dans le cas du départ du représentant de la commune rurale avant le terme de son mandat, un remplaçant sera déterminé sans délai, sur proposition du comité de gouvernance.

Les membres  du Conseil d’Administration sont désignés intuitu personae sur la base de critères de compétence et d’expérience et en tenant compte des spécificités de l’agence urbaine d’El Jadida. Ils sont nommés pour une durée de trois ans, leur mandat est renouvelable. 

Toutefois, la durée du mandat des conseillers communaux, membres du Conseil d’Administration, prend fin à la date du renouvellement des conseils communaux. 

Les membres représentants de l’Etat sont nommés pour une durée de quatre ans renouvelable une seule fois, ils cessent de plein droit de faire partie du Conseil d’Administration lorsqu’ils n’exercent plus les fonctions en raison desquelles ils ont été nommés. Ils sont remplacés immédiatement par des personnes nommées par leur ministères respectifs.

Le Président du Conseil d’Administration nomme un secrétaire en dehors des membres du Conseil d’Administration parmi le personnel de l’agence urbaine et fixe la durée et la nature de ses fonctions. 

Le Secrétariat du Conseil d’Administration de l’agence urbaine d’El Jadida  est chargé notamment de:

  • Diffuser dans les délais les convocations signées par le président accompagnées des documents objets de l’ordre du jour; 
  • Vérifier les mandats des représentants de l’Etat;
  • Acter la signature des membres présents à chaque réunion ;
  • Rédiger le procès-verbal sur les délibérations et les décisions du Conseil d’Administration qui seront signées par le président ; 
  • Diffuser les copies du procès verbal à tous les membres. 

Le président du Conseil d’Administration organise et dirige les travaux du Conseil et veille à son bon fonctionnement dans le respect des principes de bonne gouvernance.

Le Directeur assure, sous l’autorité et le contrôle du Conseil d’Administration ou du Comité de Direction, le cas échéant,  le fonctionnement de l’agence urbaine. Ses pouvoirs restent conformes aux textes réglementaires en vigueur. 

Le Directeur rend compte au Conseil d’Administration à intervalles réguliers, des résultats, perspectives et faits marquants de  l’Agence Urbaine d’El Jadida et tient régulièrement informé le président du Conseil d’Administration des événements et situations significatifs.    

3.Devoirs et compétences des membres du Conseil d’Administration 

Les membres du Conseil d’Administration doivent:

•Jouer pleinement leur rôle d’organe délibérant et apporter une réelle valeur ajoutée à l’agence urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour;

•Avoir la capacité de prendre des décisions dans l’intérêt de l’agence urbaine;

•Avoir l’indépendance de jugement, de décision et d’action ;

•Informer sur les cas d’incompatibilité ;

•Remplir pleinement le devoir de contrôle ;

•Remplir l’obligation de rendre compte aux parties prenantes et accepter d’assumer les conséquences de leurs décisions et de leurs actes;

•Recevoir une formation adéquate en vue de faciliter leur intégration et leur participation aux travaux de l’organe délibérant. 

Les membres du Conseil d’Administration ne peuvent prendre ou conserver aucun intérêt, ni occuper aucune fonction dans les entreprises en rapport avec l’agence urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour. Ils ne peuvent en aucun cas prêter leur concours à titre onéreux à l’agence urbaine.

Les fonctions de membres du Conseil d’Administration sont gratuites.  

En cas d’infraction à ces prohibitions ou de faute grave, le membre est déchu de son mandat conformément aux dispositions  du présent règlement intérieur.

Les critères et modalités de nomination des membres du Conseil d’Administration ainsi que les besoins en évolution des compétences et en formation de ces membres sont déterminés par le Comité de gouvernance sur délégation du Conseil d’Administration. 

Les membres du Conseil d’Administration doivent être informés de manière permanente et par tous les moyens de la situation financière et des engagements de  l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour ainsi que de tout événement et opération significatifs. 

Chaque membre du Conseil d’Administration s’engage à garder le silence sur toutes les informations confidentielles ainsi que sur les secrets de l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour, dont il a pris connaissance dans le cadre de son activité au sein du Conseil d’Administration, et ce, au-delà du terme de son mandat en tant que membre dudit Conseil. Au terme du mandat, tous les documents confidentiels seront rendus au président du Conseil d’Administration par l’intermédiaire du comité d’audit. 

La charte du membre du Conseil d’Administration approuvée par le Conseil d’Administration de  l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour en date du 25/04/2014 définit les droits et obligations de chaque membre, la déontologie, l’assiduité et présence ainsi que l’obligation de formation des membres. Toute modification de cette charte est soumise à l’approbation du Conseil d’Administration.

 

4.Représentation de l‘Etat 

L’Etat dispose d’un  nombre de sièges au sein du Conseil d’Administration de l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour déterminés par le dahir et le décret instituant les agences urbaines. Les représentants de l’Etat sont nommés intuitu personae sur la base de critères privilégiant la compétence professionnelle, notamment dans les domaines technique, économique et financier ainsi que l’expertise en relation avec l’activité de l’agence urbaine.

Après nominations de leurs représentants ou de leur changement, le cas échéant, les ministères doivent communiquer officiellement leurs mandats respectifs flanqués d’un curriculum vitae au président du Conseil d’Administration. Le secrétariat du conseil garde ces mandats et fiches individuelle dans un dossier spécial dont copie est adressée au comité de gouvernance. 

Les représentants de l’Etat doivent faire preuve d’implication effective, de discernement, d’autonomie, de disponibilité, de transparence et éviter les conflits d’intérêt. Ils doivent privilégier l’intérêt de  l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour et être conscients qu’ils assument une responsabilité conjointe avec l’ensemble des membres du Conseil d’Administration sur toutes les délibérations et les décisions.

5.La formation des administrateurs 

Les membres du Conseil d’Administration doivent disposer des compétences requises leur permettant de jouer pleinement leur rôle et d’apporter une réelle valeur ajoutée à l’agence urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour. A cette fin, ils peuvent recevoir une formation adéquate en vue de faciliter  leur intégration et leur participation aux travaux.  Le conseil détermine l’instance qui prend en charge cette formation qui doit en outre couvrir les caractéristiques générales de l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour, ses métiers, ses enjeux et les risques auxquels elle est confrontée. 

Pour ce faire, les administrateurs doivent être formés sur les fondamentaux de la gouvernance et de la finance (risques, rentabilité et valeur, financement, investissement…). Le conseil d’administration  doit mettre en œuvre un programme de formation pour professionnaliser le métier d’administrateur. Des cycles de formation dédiés aux administrateurs des conseils d’administration et adaptés à leurs missions spécifiques en tant que membres efficients de l’organe de gouvernance, leur permettront de s’acquérir de l’expertise, des outils et de la responsabilité. Parallèlement à la formation et la responsabilisation des administrateurs des conseils d’administration des entreprises et établissements publics, le comité de gouvernance est amené à établir un guide de l’administrateur qui leur sera diffusés après approbation du conseil d’administration.

6.Fonctionnement du Conseil d’Administration 

Le Conseil d’Administration se réunit au moins deux fois par an sur convocation de son président et, en outre, chaque fois que celui-ci le juge utile. Il doit être réuni également à la demande de la majorité de ses membres.

Les  séances du  Conseil d’Administration  de l’agence urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour ne sont pas publiques.

Les deux réunions du Conseil d’Administration sont consacrées à l’arrêt des comptes annuels et à l’approbation du budget et du plan stratégique et ont lieu au siège de l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour ou dans un autre lieu qui sera indiqué sur la convocation par le président. 

L’ordre du jour comprend tous les thèmes qui ont été mentionnés au président du Conseil d’Administration par le directeur de  l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour et par les présidents des comités spécialisés, les convocations avec l’ensemble des documents objets de l’ordre du jour sont remises aux membres dans un délai de 15 jours avant la réunion au plus tard. 

La direction est tenue de fournir au Conseil d’Administration, en temps voulu, tous les rapports, projets ou documents nécessaires qui lui permettront de s’acquitter de ses compétences, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur. Il appartient au Directeur de l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour, assisté du Secrétariat du Conseil d’Administration, de transmettre aux membres du Conseil dans les délais, les informations appropriées en fonction des circonstances et selon les points de l’ordre du jour prévu. 

Le Conseil délibère valablement lorsque la moitié au moins de ses membres sont présents ou représentés. Si après une première convocation, le Conseil ne réunit pas ce quorum, une seconde réunion, tenue à 15 jours d’intervalle est valable quel que soit le nombre des administrateurs présents.

Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Le Conseil d’Administration délibère sur toutes les questions intéressant le fonctionnement de l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour, son plan d’investissement et sa gouvernance. Il arrête toutes dispositions utiles à cet effet.  

Les éventuels reports des réunions du conseil d’administration font l’objet de la même procédure que celle de la première invitation. 

 Le président du conseil d’administration ou, en cas d’empêchement, désigne un adjoint pour présider à la réunion. 

7- Cas d’absence d’un membre

En règle générale, les décisions sont prises au cours des réunions. Un membre absent a la possibilité de voter par écrit, et ce à l’aide d’un autre membre qui lui sert dans ce cas de messager. En outre, il est permis au conseil d’administration ou à ses comités de prendre des décisions par écrit, par télécopie ou par courrier électronique, ou par téléphone, à condition qu’aucun membre ne s’oppose à ce procédé. Toutefois, il est nécessaire de fixer ces décisions par écrit, et de les joindre en annexe au procès-verbal de la prochaine réunion du conseil d’administration.

Les  procès-verbaux sur les délibérations et les décisions du conseil d’administration qui seront signés par le président. L’original sera ajouté aux dossiers de l’agence urbaine et chaque membre du conseil d’administration en recevra une copie. Lors de la prochaine réunion, le procès-verbal sera soumis au conseil d’administration pour approbation. 

8-Comités spécialisés émanant du Conseil d’Administration 

Outre le Comité de Direction objet de l’article 7 du dahir portant loi n°1.93.51 du 22 Rebia I 1414 (10 septembre 1993) instituant les agences urbaines auquel le conseil d'administration peut décider de déléguer certains de ses pouvoirs et attributions et dont il fixe la composition et les modalités de fonctionnement,   le Conseil d’Administration constitue un Comité d’Audit, un Comité de Gouvernance et un Comité de la Stratégie et des Investissements pour étudier les questions qu’il leur soumet pour avis. 

Le Comité d’Audit a pour principale mission d’examiner les risques économiques et financiers majeurs de l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour, il est habilité à travers les opérations d’audit, à apprécier la régularité des opérations, la qualité de l’organisation, la fiabilité et la bonne application du système d’information, ainsi que les performances de l’organisme.

Le Comité de Gouvernance a pour principale mission de s’assurer de l’application des bonnes pratiques de gouvernance édictées au niveau du Conseil d’Administration et de ses comités spécialisés.

Le  Comité de la Stratégie et des Investissements  a notamment pour mission de donner son avis au Conseil d’administration sur les orientations stratégiques de  l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour et leur concordance avec la politique gouvernementale au niveau du secteur de  l’urbanisme et de l’architecture et de la politique de la ville, ainsi que sur la politique de développement et les programmes d’investissement de l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour.

L’ensemble des comités pré-cités rendent compte au Conseil d’Administration de leurs activités et de leurs avis ou recommandations. ils peuvent en outre soumettre au Président du Conseil d’Administration des propositions de points à rajouter à l’ordre du jour des réunions du Conseil, ils disposent pour cela d’un délai de 8 jours avant envoi des convocations signées par ce dernier. 

Le Conseil d’Administration fixe, dans des chartes, notamment la composition, les attributions et le mode de fonctionnement des comités qui exercent leurs activités sous sa responsabilité. Il peut faire appel, s’il l’estime nécessaire, à des experts indépendants pour faire partie de ces comités. 

Les chartes des comités spécialisés sont approuvées par le Conseil d’Administration.

9-Mode et fréquence d’évaluation du Conseil d’Administration 

La fréquence de la tenue de sessions du conseil administration est arrêtée par le texte de loi instituant les agences urbaines.

Le Conseil d’Administration doit procéder à une évaluation annuelle de ses performances ainsi qu’à l’évaluation de la compétence de ses membres, et ce, en vue de  définir les mesures d’amélioration de la gouvernance de  l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour et de mettre en relief les compétences nécessaires et de cerner le profil de ces  membres. 

Cette évaluation, effectuée par le Comité de Gouvernance, devra porter notamment sur le rôle du Conseil d’Administration, la corrélation entre ses activités et sa mission et les instruments et processus qui influent sur sa performance, ainsi que sur le respect des dispositions arrêtées pour son fonctionnement et celui de ses comités spécialisés, notamment celles issues du code marocain de bonnes pratiques de gouvernance EEP.

Par ailleurs, une évaluation complémentaire et plus approfondie doit être réalisée au moins tous les trois ans par des consultants indépendants. 

Les résultats de ces évaluations doivent être communiqués à l’ensemble des membres et présentés au Conseil d’Administration pour être examinés lors d’une de ses réunions et les recommandations et actions qui en découlent doivent faire l’objet d’un rapport de suivi élaboré par le Comité de Gouvernance.  l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour doit inclure aussi dans son rapport annuel de gestion un volet relatif à sa gouvernance.

10-Approbation du règlement intérieur du Conseil d’Administration.

Le présent règlement intérieur du Conseil d’Administration de  l’Agence Urbaine d’El Jadida-Sidi Bennour a été approuvé par le Conseil lors de sa réunion du …………………Toute nouvelle version de ce règlement ne peut entrer en vigueur qu’après son approbation par ledit Conseil.

El Jadida le ………………

Le Président du Conseil d’Administration

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